Dodawanie prelegentów do modułu Speakers

Prelegentów występujących podczas twojego wydarzenia możesz dodać do modułu Speakers na dwa sposoby. Pojedynczo poprzez panel administratora (więcej o dodawaniu prelegentów dowiesz się z artykułu Prelegenci) lub poprzez import wszystkich uczestników za pomocą pliku zbiorczego. Ten artykuł opisuje jak poprawnie stworzyć plik z danymi wszystkich mówców i zaimportować go do twojego wydarzenia.

Jak zapisać dane do importu?

Dane do importu powinny być zapisane w pliku o rozszerzeniu csv. Na eksport do tego rozszerzenia pozwalają programy Excel, Numbers (aplikacja dla użytkowników iOS) oraz Arkusze Kalkulacyjne dokumentów Google.

Przed eksportem danych należy upewnić się, że plik zapisuje się w systemie kodowania Unicode UTF-8. W przypadku, gdy plik zapisze się w innym systemie kodowania i wyskoczy błąd podczas jego importu w panelu, należy zrobić konwersje pliku w darmowym narzędziu online.

Import prelegentów

Chcąc zaimportować dane prelegentów do panelu administracyjnego, przejdź do modułu Speakers w zakładce Twórz i kliknij ikonkę chmurki ze strzałką w górę, w prawym górnym rogu:

Następnie poprzez przycisk Template XLSX lub Template CSV pobierz gotowy szablon w wybranym przez siebie rozszerzeniu:

UWAGA!

W przypadku pobrania szablonu w formie xlsx pamiętaj, aby przed wgraniem zamienić go na format csv.

Możesz także przygotować samodzielnie plik o rozszerzeniu csv, który będzie zawierał następujące kolumny: uuid, first_name, last_name, vip, position, company, country, description, show_contact_details, email, phone, facebook, linkedin, twitter, youtube, instagram, photo_url. Żadna z kolumn nie może zostać pominięta w pliku. Dodatkowo kolumny muszą być ustawione w wyżej wymienionej kolejności. W innym przypadku import nie zostanie pomyślnie ukończony. Jeśli nie chcemy wypełniać wszystkich informacji, należy pozostawić kolumnę w pliku, ale jej nie uzupełniać. Jedynymi obowiązkowymi kolumnami są uuid oraz nazwisko prelegenta – last_name.

UWAGA!

Zauważ, że w szablonie nie ma kolumny na zdjęcia prelegentów. Jeśli chcesz, aby do twoich panelistów przypisane było zdjęcie, dodaj je w panelu administratora poprzez edycję profilów mówców.

Wprowadzanie danych do importu prelegentów

uuid – jest numerem identyfikacyjnym, który musi być odrębny dla każdego prelegenta. Może składać się on z ciągu dowolnych znaków, aczkolwiek rekomendowane jest użycie cyfr kolejno od 1 do nieskończoności.

PROTIP

Aby przypisać prelegenta do sesji w agendzie podczas importu agendy należy w kolumnie speaker_uuid nadać numer uuid z wcześnej użytego pliku do importu prelegentów. Zobacz jak zaimportować agendę z prelegentami.

vip – jeśli chcesz nadać profilowi prelegenta status VIP, to w tej kolumnie umieść wartość: 1. Oznaczenie to wiąże się z możliwością wyświetlania profilu na górze listy prelegentów, oraz wyróżnieniem danej osoby poprzez oznaczenie jej etykietą VIP. Pozostawienie niewypełnionych komórek w tej kolumnie oznacza domyślne nadanie im wartości 0 i brak oznaczenia VIP w profilu prelegenta.

show_contact_detail – wpisując do komórki wartość 1, odsłaniasz dane kontaktowe prelegenta, co oznacza, że będą one widoczne w aplikacji w jego profilu dla wszystkich użytkowników. Jeśli chcesz dodać dane kontaktowe do wizytówki prelegenta, uzupełnij kolumny email i phone. Jeśli nie chcesz podawać danych, należy pozostawić nazwę kolumny w pliku, nie wypełniając komórek znajdujących się poniżej.

Jeśli zdecydujesz się na wypełnienie wyżej wymienionych kolumn, pamiętaj, że adres e-mail nie powinien zawierać znaków diakrytycznych (ą,ö,itp.), a numer telefonu powinien być pisany łącznie – bez spacji. W przypadku, w którym chcemy dodać numer kierunkowy, zapisujemy go w jednym ciągu, nie dodając przed nim znaku “+”, np: 777888999, 48777888999.

UWAGA!

Linki do mediów społecznościowych takich jak: Facebook, Linkedin, Twitter, YouTube czy Instagram powinny rozpoczynać się od “https://”. Pominięcie tych znaków będzie skutkować, brakiem przeniesienia użytkownika na stronę docelową. Przykład linku: https://www.linkedin.com/in/nazwa-profilu-użytkownika

UWAGA!
Ze względu na regulacje RODO/ GDPR miej na uwadze, że to na tobie leży odpowiedzialność za otrzymanie zgody na publikację danych kontaktowych prelegenta.

Jeśli posiadasz już gotowy do importu plik w formacie csv, kliknij przycisk Wybierz plik i wgraj przygotowany wcześniej dokument. Następnie kliknij Import, a wszyscy prelegenci zostaną wgrani do systemu:

Dodanie Warstw Językowych podczas importu

Przetłumaczenie profili prelegentów na inne języki jest możliwe jedynie sytuacji, gdy w panelu administracyjnym, w części Basic Info, dodano warstwy językowe.

Aby zaimportować kolejną warstwę językową w module Speakers, należy przygotować nowy plik csv, w którym przetłumaczone zostaną dane z kolumn: position oraz description. Dane z pozostałych kolumn muszą pozostać bez zmian w stosunku do wcześniej zaimportowanej warstwy. Profile prelegentów w obu plikach powinny mieć tę samą kolejność. Numery UUID przypisywane są do profilu prelegenta – powinny pozostać takie same we wszystkich importowanych plikach/warstwach.

Aby dodać kolejną warstwę językową, w pierwszej kolejności wybierz z rozwijanej listy język, a następnie postępuj tak samo jak przy warstwie pierwszej:

UWAGA!
Import przetłumaczonych treści wymaga, aby podstawowa warstwa językowa pochodziła również z importu.

Edycja pliku do importu prelegentów

W sytuacji, gdy po zaimportowaniu prelegentów do swojego wydarzenia, musisz wprowadzić jakieś zmiany lub dodać nowe osoby, możesz edytować dodany wcześniej plik i zaimportować go raz jeszcze. Wszystkie zmiany, wprowadzone w opublikowanych już prelegentach, zostaną zaktualizowane. Możesz również dodać nowych mówców wraz ze wszystkimi informacjami, nadając im kolejne numery uuid. Po przeprowadzeniu edycji w swoim pliku, zaimportuj go ponownie w panelu administratora.

UWAGA!

Pamiętaj, aby numery uuid wszystkich panelistów pozostały takie same. Zapewni to poprawną aktualizację wprowadzonych wcześniej danych.

Udanego wydarzenia z Meeting Application!