Jeśli Twoje wydarzenie jest biletowane (płatne lub z darmową rejestracją), każdy uczestnik otrzymuje unikalny kod QR upoważniający do wstępu. Moduł Event Check-in w Meeting Application pozwala na błyskawiczną weryfikację tych kodów i zarządzanie ruchem na wejściu.
Więcej na temat kodów QR dowiesz się z artykułu Kody QR użytkownika w Systemie. Artykuł ten przedstawia instrukcję sposobu przeprowadzenia check-in'u twoich uczestników.
Osoby skanujące bilety na wejściu muszą posiadać odpowiednie uprawnienia w systemie. Zanim rozpoczną pracę, upewnij się, że:
Posiadają konto w systemie: Każda osoba z obsługi musi zarejestrować się w Meeting Application (w aplikacji mobilnej wydarzenia lub przez stronę Rejestracja MA).
Mają uprawnienia Administratora lub Hostessy: Zbierz adresy e-mail kont swojej obsługi i prześlij je do naszego Supportu. Nadamy im odpowiednie uprawnienia administratora w Aplikacji wydarzenia i Panelu Administratora, co odblokuje im moduł skanowania.
Rolę Hostessy nadajesz w Panelu Administratora. Przejdź do zakładki Zarządzaj → Użytkownicy, kliknij ikonę trzech kropek przy wybranym adresie mailowym i przypisz rolę Hostessy/Hosta.
Do czego uprawnia rola Hostessy?
Weryfikacji biletów wejściowych na wydarzenie.
Weryfikacji biletów na konkretne sesje agendy (np. warsztaty).
Weryfikacji kuponów służących do odbioru produktów pochodzących ze sprzedaży.
Ważne: Hostessa nie ma możliwości skanowania kuponów do odbioru gadżetów bezpośrednio w budkach wystawców (to rola Moderatora Wystawcy). Dowiedz się więcej o kuponach z TEGO ARTYKUŁU.
Gdy obsługa ma już uprawnienia i urządzenie z Androidem, proces skanowania przebiega następująco:
Zaloguj się do Aplikacji mobilnej Twojego wydarzenia adresem mailowym z uprawnieniami administratora lub hostessy.
Na dolnym pasku nawigacji kliknij Menu.
Przejdź do sekcji Admin Component, a następnie wybierz zakładkę Event Check-in.
Na ekranie uruchomi się skaner kodów QR.
Poproś uczestnika o okazanie kodu QR. Uczestnik znajdzie go:
W wiadomości e-mail z potwierdzeniem rejestracji (bilet PDF – można go zeskanować z ekranu telefonu lub z wydruku). Mail wysyłany jest z adresu [email protected]
W Aplikacji mobilnej pod ikoną biletu (nad Menu wydarzenia).
W Aplikacji mobilnej pod ikoną kodu QR (obok ikony biletu).
Nakieruj aparat na kod QR.
Co zobaczysz na ekranie po zeskanowaniu?
Pojedynczy bilet: W aplikacji pojawi się karta z pełnym pakietem informacji o tym bilecie: imię i nazwisko posiadacza oraz grupy użytkownika (tagi) przypisane do adresu mailowego. Jeżeli na etapie zakupu biletu sprzedawane były również dodatki (addons), zobaczysz tę informację na karcie.
Wiele biletów na jednym mailu: Jeśli zeskanujesz imienny kod QR użytkownika, a dany adres mailowy kupił/zdobył więcej niż jeden bilet, na ekranie telefonu lub tabletu pojawi się ich pełna lista:
Zapytaj, którego uczestnika wpuszczasz, i odklikaj manualnie wybrany bilet właściwej osoby.
Jeśli jeden uczestnik ma wiele biletów na to samo nazwisko (tak jak na poniższym przykładzie), zweryfikuj który bilet powinien zostać odklikany.
Po zeskanowaniu biletu na górnym pasku pojawi się pomarańczowy napis: "Bilet został sprawdzony" (Ticket already checked in). Nadal będzie można jednak wejść i sprawdzić informacje o danym użytkowniku.
Oznaczenia na liście uczestników (ikony):
Zielone drzwiczki: Oznaczają, że bilet tej osoby nie był jeszcze sprawdzony (osoba czeka na wejście).
Czerwone drzwiczki: Pojawiają się przy nazwisku po tym, jak dany uczestnik zostanie zeskanowany.
Ikona drukarki: W wydarzeniach z modułem recepcji ta ikona umożliwia wydruk plakietki z poziomu listy. Wyszarzona drukarka oznacza, że dany uczestnik jeszcze nie wszedł na wydarzenie, przez co wydruk z tego ekranu nie jest możliwy.
Ręczny check-in możesz wykonać na dwa sposoby:
Opcja A: Przez Aplikację Mobilną
Wejdź w Admin Component -> Event Check-in (lub Agenda Check-in dla konkretnej sesji agendy).
Kliknij ikonę lupy w prawym górnym rogu.
Wpisz imię lub nazwisko lub adres email uczestnika. To ważne! System wyszuka tylko po jednym parametrze.
Kliknij ikonę zielnych drzwi obok właściwej osoby, aby zmienić jej status na Checked in.
Opcja B: Przez Panel Administratora (Z poziomu komputera)
Zaloguj się do Panelu Administratora na komputerze.
Przejdź do zakładki Zarządzaj → Bilety.
Znajdź uczestnika na liście.
W kolumnie Akcje kliknij przycisk Zamelduj uczestnika (zielona ikonka). Status uczestnika zmieni się na Zameldowany.
Osoby, których obecność na wydarzeniu została potwierdzona możesz w dowolnym momencie wymeldować, klikając w czerwoną ikonkę.
Oprócz ogólnego wejścia na wydarzenie, możesz weryfikować wejściówki uczestników na konkretne punkty programu (np. zamknięte warsztaty).
Aby weryfikacja na sesję była możliwa:
Musisz korzystać z urządzenia z systemem Android i posiadać uprawnienia Administratora lub Hostessy.
Sesja musi być wcześniej skonfigurowana jako biletowana LUB musisz prowadzić sprzedaż warsztatu/dodatku podpiętego pod tę sesję.
👉 Dowiedz się więcej o sesjach biletowanych Z TEGO ARTYKUŁU.
👉 Dowiedz się więcej o sprzedaży biletów na warsztat Z TEGO ARTYKUŁU.
Jak przeprowadzić weryfikację na sesję:
W Aplikacji mobilnej przejdź do Admin Component i wybierz Agenda Check-in.
Z listy wybierz i kliknij w konkretną sesję agendy, na którą chcesz weryfikować wejściówki.
Zeskanuj imienny kod QR uczestnika lub kod QR z jego biletu na warsztat. (Uczestnicy znajdą swoje bilety na warsztaty w Aplikacji mobilnej w zakładce Bilety → Sesje).
Po zeskanowaniu uczestnika (lub manualnym oznaczeniu jego obecności), przy jego nazwisku na liście zielone drzwi zostaną zastąpione czerwonymi drzwiami, co potwierdza że dana osoba weszła już na salę.
Jeśli dany uczestnik nie posiada wejściówki na wybraną sesję agendy, na ekranie Twojego urządzenia pojawi się komunikat “Niepoprawny kod QR. Nie znaleziono biletów dla tego użytkownika”.
Czy wiesz, że po zeskanowaniu kodu QR możesz automatycznie drukować imienne etykiety dla uczestników? Oferujemy wynajem specjalnych drukarek termicznych, które po integracji z modułem Check-in drukują naklejki z danymi uczestnika w kilka sekund. Naklejasz je na identyfikatory i gotowe – zero pre-wydruków i szukania nazwisk na listach!
Więcej o plakietkach przeczytasz w tym artykule.
Podczas rejestracji udziału w wydarzeniu zdarza się, że uczestnik popełni literówkę w imieniu, nazwisku, stanowisku czy firmie. W takiej sytuacji możesz manualnie zmienić dane, tak aby nadruk na identyfikatorze był poprawny.
Pierwszą ścieżką jest zalogowanie się w panelu administratora, wejście do zakładki ZARZĄDZAJ → BILETY, a następnie znalezienie biletu, w którym konieczne są zmiany na wydruku. Następnie kliknięcie ikony ołówka, edycja danych i kliknięcie ZAPISZ. Następne możesz ponownie wydrukować plakietkę, bezpośrednio z tabletu.
Ta metoda edycji umożliwia również edycje danych zebranych w formularzu rejestracyjnym. Opcja edycji danych plakietki z poziomu panelu administratora wymaga logowania kontem z takim dostępem!
Edycja danych na plakietce z poziomu urządzenia skanującego na recepcji to ruga opcja edycji, dostępna zarówno dla Administratora jak i dla Hostessy. Wystarczy odnaleźć bilet uczestnika na liście, kliknąć w niego a następnie skorzystać z guzika edycji danych.
Udanego wydarzenia z Meeting Application
