Check-in użytkownika

Check-in - sprawdzenie biletów uczestników

Jeśli Twoje wydarzenie jest biletowane (płatne lub z darmową rejestracją), każdy uczestnik otrzymuje unikalny kod QR upoważniający do wstępu. Moduł Event Check-in w Meeting Application pozwala na błyskawiczną weryfikację tych kodów i zarządzanie ruchem na wejściu.

Więcej na temat kodów QR dowiesz się z artykułu Kody QR użytkownika w Systemie. Artykuł ten przedstawia instrukcję sposobu przeprowadzenia check-in'u twoich uczestników.

Ważne!

Check-in działa tylko na telefonach i tabletach z systemem Android!

Jak przeprowadzić check-in uczestnika Twojego wydarzenia?

Krok 1: Przygotowanie obsługi recepcji (Przed wydarzeniem)

Osoby skanujące bilety na wejściu muszą posiadać odpowiednie uprawnienia w systemie. Zanim rozpoczną pracę, upewnij się, że:

1. Posiadają konto w systemie: Każda osoba z obsługi musi zarejestrować się w Meeting Application (w aplikacji mobilnej wydarzenia lub przez stronę Rejestracja MA).

2. Mają uprawnienia Administratora: Zbierz adresy e-mail kont swojej obsługi i prześlij je do naszego Supportu. Nadamy im odpowiednie uprawnienia administratora w Aplikacji wydarzenia i Panelu Administratora, co odblokuje im moduł skanowania.

Check-in na wydarzenie możliwy jest tylko dla osób zalogowanych w aplikacji z uprawnieniami Administratora. Check in odbywa się przy użyciu dokładnie tej samej aplikacji, z której korzystają Twoi uczestnicy.

Krok 2: Skanowanie biletów na wejściu głównym (W dniu wydarzenia)

Gdy obsługa ma już uprawnienia i urządzenia z Androidem, proces skanowania przebiega następująco:

1. Zaloguj się do Aplikacji mobilnej Twojego wydarzenia na koncie z uprawnieniami administratora.

2. Na dolnym pasku nawigacji kliknij Menu.

3. Przejdź do sekcji Admin Component, a następnie wybierz zakładkę Event Check-in.

4. Na ekranie uruchomi się skaner kodów QR.

5. Poproś uczestnika o okazanie kodu QR. Uczestnik znajdzie go:

• W wiadomości e-mail z potwierdzeniem rejestracji (bilet PDF – można go zeskanować z ekranu telefonu lub z wydruku).

• W Aplikacji mobilnej pod ikoną biletu (nad Menu wydarzenia).

• W Aplikacji mobilnej pod ikoną kodu QR (obok ikony biletu).

6. Nakieruj aparat na kod QR.
   
   

   

6. Gotowe! Po pomyślnym zeskanowaniu, na ekranie pojawi się informacja o poprawnym check-inie oraz przypisanych do uczestnika grupach (tagach). Status uczestnika w systemie automatycznie zmieni się na Checked in (Zameldowany). Możesz wpuścić osobę na teren eventu.

Jeśli korzystasz z modułu recepcji i drukarek Brother QL-820WBc, w tym momencie automatycznie wydrukuje się imienna plakietka, do naklejenia na wcześniej przygotowany identyfikator.

Widok w Panelu Administratora Twojego wydarzenia

Manualny check-in na wydarzenie

PRO TIP
W przypadku, gdy któryś z uczestników twojego wydarzenia pojawi się bez przygotowanego kodu QR z biletem wstępu, możesz przeprowadzić jego check-in ręcznie, poprzez Aplikację lub Panel Administratora. Zachowaj tę możliwość na wyjątkowe sytuacje, bo aby upewnić się, że dana osoba faktycznie jest tym, za kogo się podaje, to należy poprosić ja o okazanie dowolnego dokumentu potwierdzającego jej tożsamość.

Ręczny check-in możesz wykonać na dwa sposoby:

Opcja A: Przez Aplikację Mobilną

1. Wejdź w Admin Component -> Event Check-in (lub Agenda Check-in dla konkretnej sesji agendy).

2. Kliknij ikonę lupy w prawym górnym rogu.

3. Wpisz imię lub nazwisko lub adres email uczestnika. To ważne! System wyszuka tylko po jednym parametrze.

4. Kliknij ikonę „+” obok właściwej osoby, aby zmienić jej status na Checked in. (Przy krótszych listach możesz też po prostu przescrollować ekran i kliknąć „+” bez wyszukiwania).

Opcja B: Przez Panel Administratora (Z poziomu komputera)

1. Zaloguj się do Panelu Administratora na komputerze.

2. Przejdź do zakładki Zarządzaj → Bilety.

3. Znajdź uczestnika na liście.

4. W kolumnie Akcje kliknij przycisk Zamelduj uczestnika (zielona ikonka). Status uczestnika zmieni się na Zameldowany.

5. Osoby, których obecność na wydarzeniu została potwierdzona możesz w dowolnym momencie wymeldować, klikając w czerwoną ikonkę.

Check-in na sesje agendy

Oprócz ogólnego wejścia na wydarzenie, możesz weryfikować wejściówki uczestników na konkretne punkty programu (np. zamknięte warsztaty).

Aby weryfikacja na sesję była możliwa:

1. Musisz korzystać z urządzenia z systemem Android i posiadać uprawnienia Administratora.

2. Sesja musi być wcześniej skonfigurowana jako biletowana LUB musisz prowadzić sprzedaż warsztatu/dodatku podpiętego pod tę sesję.
   
   Dowiedz się więcej o sesjach biletowanych Z TEGO ARTYKUŁU.
   
   Dowiedz się więcej o sprzedaży biletów na warsztat Z TEGO ARTYKUŁU.

Jak przeprowadzić weryfikację na sesję:

1. W Aplikacji mobilnej przejdź do Admin Component i wybierz Agenda Check-in.

2. Z listy wybierz i kliknij w konkretną sesję agendy, na którą chcesz weryfikować wejściówki.

3. Zeskanuj imienny kod QR uczestnika lub kod QR z jego biletu na warsztat. (Uczestnicy znajdą swoje bilety na warsztaty w Aplikacji mobilnej w zakładce Bilety → Sesje).

4. Po zeskanowaniu uczestnika (lub manualnym oznaczeniu jego obecności), przy jego nazwisku na liście pojawi się charakterystyczny "ptaszek", potwierdzający wejście na salę.

5. Jeśli dany uczestnik nie posiada wejściówki na wybraną sesję agendy, na ekranie Twojego urządzenia pojawi się komunikat “Niepoprawny kod QR. Nie znaleziono biletów dla tego użytkownika”.

Opcja rozszerzona: Wydruk plakietek na identyfikator

Czy wiesz, że po zeskanowaniu kodu QR możesz automatycznie drukować imienne etykiety dla uczestników? Oferujemy wynajem specjalnych drukarek termicznych, które po integracji z modułem Check-in drukują naklejki z danymi uczestnika w kilka sekund. Naklejasz je na identyfikatory i gotowe – zero pre-wydruków i szukania nazwisk na listach!

Więcej o plakietkach przeczytasz w tym artykule.

Udanego wydarzenia z Meeting Application!