Dowiedz się, jak sprawnie zarządzać dużą ilością sesji, prelegentów i ustawień dostępu w agendzie wydarzenia za pomocą zsynchronizowanego arkusza Google Sheets (funkcja Event Sync).
Wprowadzanie danych dotyczących harmonogramu wydarzenia oraz prelegentów zostało zaprojektowane tak, aby ułatwić nie tylko jednorazowe wgranie informacji do systemu, ale także ich masową, wygodną aktualizację. Dzięki Event Sync arkusz działa w dwie strony – możesz zarówno importować dane do systemu, jak i eksportować aktualny stan wydarzenia do arkusza.
Dodaj do wydarzenia moduły Agenda i Prelegenci. Jeśli planujesz korzystać z kilku modułów tego typu, dodaj od razu kilka.
Na liście modułów wydarzenia kliknij trzy kropki przy module i przejdź do edycji nazwy. Wprowadź czytelne nazwy (np. "Agenda Scena Główna", "Prelegenci VIP"), aby łatwiej decydować, do których modułów trafiają konkretne treści.
W menu bocznym panelu kliknij Importuj Sesje Agendy (Event Sync), aby przejść do konfiguracji.
Kliknij przycisk Importuj Sesje Agendy, aby zobaczyć bezpośrednią instrukcję dla następnego kroku.
Proces synchronizacji został usprawniony. Teraz możesz zacząć pracę od pobrania aktualnych danych z systemu, zamiast zaczynać od pustej kartki.
W oknie importu kliknij przycisk Pobierz szablon importu, aby otworzyć nową stronę z aktualnym szablonem.
Na nowej stronie kliknij Utwórz kopię. Arkusz zostanie zapisany na Twoim dysku Google.
Udostępnij skopiowany arkusz (z prawami do edycji) na wskazany w panelu adres techniczny, np.: spreadsheet-access@spreadsheetaccess-397013.iam.gserviceaccount.com.
W adresie URL otwartego arkusza znajdź część pomiędzy /d/ a /edit. Na przykład, jeśli link wygląda tak: https://docs.google.com/spreadsheets/d/1dSo...Y494/edit, to część, którą musisz skopiować, to ciąg znaków 1dSo...Y494.
Wklej skopiowane ID w pole Identyfikator Arkusza Kalkulacyjnego w panelu Meeting Application. Włącz synchronizację i kliknij Zapisz zmiany.
Wprowadź lub zedytuj dane w arkuszu.
Aby wgrać zmiany do aplikacji, wróć do panelu i kliknij Synchronizuj.
⏱ Automatyczna synchronizacja: Przy włączonej integracji, dane pomiędzy arkuszem a systemem synchronizują się automatycznie mniej więcej co pół godziny. Przycisk "Synchronizuj" pozwala na natychmiastowe, ręczne wymuszenie pobrania danych z arkusza.
Zanim system wgra Twoje dane, weryfikuje poprawność arkusza (czy są wszystkie zakładki i czy nazwy kolumn się zgadzają). Jeśli w arkuszu jest błąd strukturalny, import zostaje wstrzymany, aby nie wgrać częściowych lub błędnych danych.
Każda operacja (import i eksport) zostawia ślad w arkuszu w zakładce Import Reports. Zawsze po kliknięciu synchronizacji zajrzyj do tej zakładki. Znajdziesz tam wiersz z datą, statusem (sukces/błąd) oraz szczegółami. To Twoje pierwsze miejsce diagnozy, jeśli na stronie wydarzenia nie widzisz wprowadzonych zmian.
Wyszarzone pola w arkuszu z reguły nie podlegają edycji (są to np. podglądy lub komunikaty systemowe). Niebieskim kolorem zaznaczone są kolumny wymagane.
Służy do tworzenia i edycji własnych grup dostępu (określających, kto widzi daną sesję).
Grupy systemowe (np. "All users", "Logged in users") są tu widoczne tylko jako podgląd.
Bezpieczeństwo: Synchronizacja nigdy nie usuwa grup dostępu z systemu. Usunięcie wiersza w tej zakładce nie skasuje grupy w panelu zarządzania.
Tutaj tworzysz i edytujesz tagi opisujące format sesji (np. "Wykład", "Warsztat", "Q&A").
Główna strona do zarządzania sesjami.
session_id – unikalny numer sesji (np. 1, 2, 3). Numery nie mogą się powtarzać w obrębie całego wydarzenia.
agenda_component_id – ID modułu agendy. Kliknij komórkę, użyj przycisku Data Picker w górnym menu, wybierz Components i wskaż właściwy moduł.
session_name / description – nazwa i opis sesji.
day / start_time / end_time – formaty dat i czasu, np. 2026-04-30 oraz 2026-04-30 14:30:00.
place (Lokalizacja) – wybierasz z listy rozwijanej po nazwie (wcześniej musisz dodać miejsca w zakładce AgendaPlaces).
path (Ścieżka) – wybierasz z listy rozwijanej po nazwie (dodane w AgendaPaths).
group_tags (Grupy dostępu - dawniej 'tags') – decyduje, kto widzi sesję. Wykorzystaj Data Picker, aby wstawić tagi z zakładki UserGroupTags. Uwaga: Zostawienie pustego pola oznacza, że sesja nie ma żadnych ograniczeń grupowych (jest widoczna publicznie).
session_tags – tagi określające charakter sesji. Wpisz nazwy utworzone w zakładce SessionTags (oddzielone przecinkami).
streaming_link – link do transmisji zaczynający się od https://.
agenda_session_children_id – ID sesji podrzędnych (jeśli tworzysz blok sesji).
Wpisz tu możliwe lokalizacje dla sesji (np. Aula, Sala Madryt). Możesz definiować ich nazwę, kolor oraz kolejność. Wykorzystasz je potem w zakładce Agenda. (Uwaga: system ignoruje już przypadkowe spacje na początku lub końcu nazwy).
Wpisz tu możliwe typy sesji (np. Warsztaty, Prezentacja). Podobnie jak miejsca, definiujesz ich nazwę, kolor i kolejność.
Strona do dodawania tłumaczeń dla dostępnych warstw językowych (języki muszą być wcześniej dodane w panelu zarządzania).
session_id – ID sesji z zakładki Agenda.
language_code – kod warstwy językowej (np. PL, EN). Jeśli kodu nie ma w arkuszu (strona Locales), wymuś najpierw ręczną synchronizację.
session_name – przetłumaczona nazwa sesji.
description – przetłumaczony opis sesji.
Dodaj tu prelegentów, aby móc ich przypinać do sesji. Osoby dodane ręcznie w panelu pojawią się tu dopiero po wykonaniu Eksportu.
speaker_id – unikalny identyfikator prelegenta (np. 1, 2, 3). Numery nie mogą się powtarzać.
speakers_component_id – ID modułu prelegentów (użyj Data Pickera).
first_name / last_name – imię i nazwisko prelegenta.
order – pozycja na liście (1, 2, 3...).
vip – status VIP (wymusza wyświetlanie na samej górze listy prelegentów).
position – stanowisko.
company – firma.
country – kraj pochodzenia prelegenta. Wymagane jest korzystanie z określeń standardu ISO (np. wpisz PL zamiast Polska).
description – opis prelegenta / bio.
email / phone – dane kontaktowe. Domyślnie te informacje są ukryte publicznie w systemie, nawet po imporcie (aby je odkryć, należy włączyć odpowiedni suwak w panelu edycji prelegenta za jego zgodą).
facebook, linkedin, twitter, youtube, instagram – linki do social mediów.
photo_url – Link do kwadratowego zdjęcia prelegenta w formacie JPG lub PNG (musi być to ogólnodostępny link URL).
Ta strona pozwala przypisać prelegentów do konkretnych sesji. Kolumny z przedrostkiem hint_ są wyszarzone i wypełniają się automatycznie, aby pomóc Ci zorientować się w numerach ID.
join_id – unikalny numer identyfikacyjny połączenia.
session_id – ID sesji agendy.
hint_session_title – automatycznie pokaże nazwę wybranej sesji.
speaker_category_id – ID kategorii prelegenta (np. ID dla roli "Moderator"). Kategorie tworzysz na stronie Speaker Categories.
hint_category_title – automatycznie pokaże wskazaną kategorię.
speaker_id – ID prelegenta z zakładki Speakers.
hint_speaker_last_name – automatycznie pokaże nazwisko przypinanego prelegenta.
speaker_order_in_category – kolejność, w jakiej prelegent pojawi się w danej kategorii na sesji (np. 1, 2, 3). Jeśli jest tylko jeden, wpisz 1.
Dodawanie tłumaczeń stanowisk i opisów prelegentów.
speaker_id – ID prelegenta.
language_code – kod języka (ISO).
position – przetłumaczone stanowisko.
description – przetłumaczony opis (bio).
Generowanie kategorii (ról) prelegentów (np. Prelegent, Moderator, Partner). Są niezbędne do przypięcia prelegenta w zakładce Joins.
speaker_category_id – unikalny numer kategorii.
agenda_component_id – moduł agendy (użyj Data Pickera).
hint_component_name – automatycznie wyświetli nazwę modułu.
category_name – nazwa kategorii (np. "Prelegent").
order – hierarchia kategorii (np. Moderator = 1, Prelegent = 2). Decyduje, która kategoria wyświetli się wyżej.
visible_on_list – czy zawartość kategorii ma być widoczna już na ogólnej liście wszystkich sesji (PRAWDA/FAŁSZ).
visible_in_details – czy zawartość ma być widoczna po wejściu w szczegóły sesji.
Tłumaczenia nazw samych kategorii (np. zmiana z "Prelegent" na "Speaker" dla warstwy EN).
speaker_category_id – ID kategorii z poprzedniej zakładki.
hint_category_name – automatycznie wyświetli tłumaczoną nazwę.
language_code – kod języka.
category_name – przetłumaczona nazwa kategorii.
Udanego wydarzenia z Meeting Application!
