Jak stworzyć wydarzeni online?

Live Video Streaming - podstawowe informacje

Jeśli chcesz skorzystać z możliwości tworzenia wydarzeń online, na platformie Meeting Application, dodaj w panelu administracyjnym komponent Live Video Streaming. Wybierz opcję, która Cię interesuje: spotkanie do 100 osób, bądź do 500 osób, po czym dodaj ją do swojego wydarzenia. Jeśli w wydarzeniu będzie brało udział więcej osób, skontaktuj się z nami poprzez chat bot na stronie meetingapplication.com, lub przez wiadomość na adres support@meetingapplication.pl.

Live Video Streaming - pierwsze kroki

Komponent Live Video Streaming jest w pełni funkcjonalnym narzędziem do prowadzenia wideo rozmów, transmisji  oraz webinarów online. Pozwala na szybkie i profesjonalne przygotowanie wydarzenia online przez administratora oraz zapewnia wygodę użytkowania ze strony uczestników, którzy mogą dołączyć do tego wydarzenia zarówno z urządzenia mobilnego, jak i komputera. 

W celu skorzystania z komponentu Live Video Streaming należy dodać jego wybrany wariant do tworzonego wydarzenia. Do jego poprawnego funkcjonowania niezbędne jest również dodanie komponentu Agenda – w kroku 2 “Components” modułu Constructor – gdzie będą dostępne utworzone sesje wideo. Jeśli podczas wydarzenia używane będą inne komponenty, dodaj je do aplikacji na tym samym etapie, a następnie przejdź do następnego kroku “Content” zapisując wprowadzone zmiany, wybierając przycisk “Save & Continue”. 

W panelu administracyjnym komponent Live Video Streaming nie zawiera przestrzeni na wprowadzanie danych. Po opłaceniu tej funkcjonalności umożliwione zostanie generowanie webinarowych linków w Agendzie, a moduł “Live Video Streaming” u góry ekranu stanie się aktywna – znajdziesz w niej ustawienia dotyczące wszystkich transmisji. Następnie należy stworzyć sesje w komponencie Agenda, uzupełniając wszystkie wymagane pola, zgodnie z zasadami zawartymi w artykule – Jak uzupełnić komponent Agenda?. Podczas tworzenia sesji, na ekranie edycji stanie się aktywne pole Video Streaming Link, gdzie należy przełączyć switch “Generate link”, oraz wybrać z rozwijanej listy po prawej stronie jedną z opcji: Live Webinar, lub Live Video Call, w zależności od potrzeb. Po zapisaniu sesji przyciskiem “Save Changes”, znajdującym się na dole strony, zostanie wygenerowany link do spotkania online dla użytkowników. W aplikacji mobilnej oraz na stronie wydarzenia przy wybranej sesji ten link będzie pokazany w formie ikony kamery.

UWAGA! 
Jeśli chcesz wykorzystać własne linki do transmisji wideo, to wystarczy je wkleić do pola Video Streaming Link, zamiast klikać “Generate link”.

Panel administracyjny daje możliwość wyboru pomiędzy dwoma wariantami trybów Live Webinar, oraz Live Video Call. Wybór odpowiedniego trybu dla twojego wydarzenia, jest kluczowy dla prelegentów oraz uczestników.

  • Live Webinar – włączenie tej opcji pozwala na wygodne przeprowadzanie prezentacji online. Użytkownicy, dołączając do wydarzenia, mają wyłączoną możliwość użycia mikrofonu, przez co nie zakłócają przebiegu prelekcji. 
  • Live Video Callwszyscy użytkownicy dołączając do wydarzenia w tym trybie mają automatycznie włączone mikrofony i mogą zabierać głos.

Link zamieszczony w formie ikonki kamery w sesjach Agendy wydarzenia, umożliwia dołączenie do wybranej sesji przez użytkowników. Dołączenie do sesji jest możliwe jedynie w czasie trwania sesji, jest ono determinowane początkiem i końcem spotkania ustawionym w agendzie. Po wejściu w link przed rozpoczęciem wydarzenia pojawi się informacja o dokładnej godzinie jego rozpoczęcia, natomiast po zakończeniu sesji, będzie pojawiać się informacje o tym, że sesja dobiegła końca. 

Dostęp do modułu Live Video Streaming

Najpierw wybierz zestaw komponentów dla swojego wydarzenia, wliczając w to Live Video Streaming 100 lub 500 (co pozwala na wykorzystanie go w trakcie trwania rocznej licencji). Następnie dokonaj płatności w kroku “Publish”, lub poprzez bezpośredni kontakt z nami. Zrealizowana płatność umożliwi generowanie linków webinarowych w agendzie oraz sprawi, że moduł “Live Video Streaming” u góry ekranu w panelu administracyjnym, stanie się klikalny. Znajdziesz w nim przydatne narzędzia i ustawienia dla wygenerowanych wcześniej w agendzie sesji transmisyjnych.


UWAGA!
Wszystkie sesje muszą zostać stworzone w komponencie Agenda, w module Constructor.  Nowa sesja dodana z modułu Live Video Streaming nie będzie widoczna w aplikacji. 

Szczegóły sesji

Po przejściu do modułu Live Video Streaming i kliknięciu ikonki kalendarza przy wybranej sesji, widoczne będą jej wszystkie ustawienia oraz linki do dystrybucji, osobne dla: administratorów, prelegentów i użytkowników.

Linki do sesji

W ustawieniach sesji znajdują się 4 rodzaje linków, które pozwalają na inne uprawnienia dołączającym do sesji użytkownikom, są to: 

  1. Attendee link – pozwalający użytkownikom na dołączenie do spotkania. Link ten dostępny jest w aplikacji Meeting Application oraz na generowanej automatycznie stronie wydarzenia, jako ikona kamery w sesjach Agendy. 
  2. Presenter link – pozwalający prezenterom na dołączenie do wydarzenia i rozpoczęcie transmisji. Każdy użytkownik, który dołączy do wydarzenia przez ten link, będzie miał możliwość prowadzenia prezentacji. 
  3. Personal Presenter link – pozwalający na dołączenie do wydarzenia konkretnego prelegenta, którego profil został wcześniej przygotowany i uzupełniony w module Live Video Streaming.
  4. Moderator link – dla roli moderatora, wspomagającej prelegenta podczas spotkania. Ma mniej praw od prelegenta.

Room Browser Address – to adres identyfikujący pokój transmisyjny. 

Dodawanie użytkowników do sesji

Użytkownicy mogą dołączać do sesji poprzez aplikację Meeting Application, stronę wydarzenia oraz inne formy komunikacji, w których umieścisz link do prelekcji.

Formy dostępu:

  1. Wolny dostęp do sesji – każdy użytkownik może dołączyć do sesji, bez potrzeby logowania się. Taki dostęp jest ustawiony domyślnie. 
  2. Dostęp po wypełnieniu formularza – panel pozwala na tworzenie formularzy w celu zebrania danych od użytkowników dołączających do wydarzenia – użytkownicy dołączają do wybranej sesji dopiero po przejściu przez formularz.
  3. Chroniony dostęp do sesji – aby ograniczyć dostęp dla użytkowników, dodaj hasło dostępu w zaawansowanych ustawieniach sesji.

Poczekalnia

Jeśli uczestnicy wydarzenia kierowani są do poczekalni przed rozpoczęciem prelekcji pamiętaj, aby odpowiednio ją przygotować. W oknie poczekalni wyświetlane są informacje o prelegentach, wydarzeniu oraz godziny rozpoczęcia i zakończenia prelekcji. 

Opis wydarzenia, jaki będzie widoczny w karcie poczekalni, należy dodać w głównym oknie edycji sesji. Aby edytować sesję wejdź w jej szczegóły i wybierz edytuj, w prawym górnym rogu.

Kierowanie użytkowników do poczekalni przed prelekcją

W celu ograniczenia możliwości dołączenia gości do pokoju transmisyjnego przed rozpoczęciem czasu prelekcji zablokuj pokój, zamykając kłódkę w prawej, górnej części ekranu streamowego, lub w ustawieniach sesji. Przejdź do szczegółów sesji> następnie wybierz edycja > zaawansowane, znajdź przełącznik “opcje pokoju” i wyłącz go. 

Jeśli kłódka została zamknięta, użytkownicy będą kierowani do poczekalni, w czasie oczekiwania na sesje, co umożliwi prelegentom spokojne przygotowanie się przed prezentacją. Jeśli jednak zdecydujesz się na otwarcie kłódki i dasz użytkownikom możliwość dołączania do sesji bez poczekalni, to będą mogli dołączyć do sesji z godzinnym wyprzedzeniem.

Wpuszczenie użytkowników do pokoju z poczekalni

W celu wpuszczenia użytkowników z poczekalni do pokoju transmisyjnego należy odblokować kłódkę w prawym górnym rogu ekranu. Dokonać tego może prelegent, lub administrator korzystający z linku dla prelegentów. Jeśli chcesz wpuścić do pokoju tylko wybranych gości przed rozpoczęciem prelekcji,  poproś ich o kliknięcie przycisku – “Poproś o wpuszczenie do pokoju” podczas dołączania do sesji. W tym momencie, w sekcji uczestnicy pojawi alert “wpuść” przy wybranych osobach, po jego wciśnięciu użytkownicy automatycznie zostaną dołączeni do wydarzenia. 

Tworzenie formularza dostępu

W celu stworzenia formularza umożliwiającego dostęp do wybranej sesji przejdź w jej detale i w prawym górnym rogu wybierz opcje Edit>Registration i stwórz nowy formularz. 

Wymagane jest podanie nazwy formularza w polu “Form Name”, a opis jest opcjonalny. W celu dodania nowego pola wybierz opcję “+Add Next Field” znajdującą się na dole strony. Tworząc formularz każdorazowo, należy wybrać formę pola tekstowego z rozwijanej listy: e-mail, phone, input, checkbox, a następnie po prawej stronie zaznaczyć, czy to pole ma być wymagane, czy opcjonalne. 

Dane z formularza zbierane są i przetwarzane przez system. Możesz je pobrać w formacie CSV oraz XLSX wchodząc w listę zarejestrowanych osób dostępną w detalach sesji. 

Zaproszenia na sesje

Przed sesją można korzystać nie tylko z powiadomień PUSH, które dostępne są w aplikacji 

Meeting Application, ale również z możliwości wysyłki dedykowanych zaproszeń przez e-mailowych. 

W celu wysyłki powiadomienia PUSH przejdź do panelu administracyjnego aplikacji. Dowiedz się jak tworzyć powiadomienia PUSH. Powiadomienia te, pokażą się na ekranach telefonów użytkowników i przekierują do wybranej sesji w Agendzie, z której użytkownicy przejdą do webinaru. 

Aby wysłać e-maila z zaproszeniem na sesję dla prelegenta, lub użytkownika przejdź do menu bocznego i wybierz opcję “+ Invite Participants”, a następnie “e-mail”. W celu dodania odbiorców dodaj ich e-maile ręcznie lub skorzystaj z opcji importu “add many at once”. 

Ustawienie hasła dostępu do sesji

Po ustawieniu hasła do sesji będzie ono wymagane jako autoryzacja, przy wejściu do wybranego pokoju transmisyjnego. W celu ustawienia hasła przejdź do szczegółów wybranej sesji, następnie do jej edycji i wybierz opcje zaawansowane “Advanced”, po czym zaznacz opcję “Password protected your room” i ustal hasło, wpisując je w pole znajdujące się poniżej. Po dodaniu zmian zapisz je, wciskając przycisk “Update” znajdujący się na dole strony.

Prelegenci - stworzenie profilu prelegenta

W celu dodania prelegentów do sesji transmisji wideo należy przejść do menu bocznego i wybrać zakładkę “Manage Presenters”, następnie wybrać przycisk “+Add New Presenter” i wypełnić formularz dotyczący prelegenta. Po poprawnym zapisaniu profilu powróć do zarządzania sesjami, wybierając “Rooms/Events” w menu bocznym. 

Przypisanie prelegenta do sesji

Będąc w zakładce “Rooms/Events” wybierz sesję, do której chcesz przypisać prelegentów, wchodząc w jej ustawienia. Po prawej stronie ekranu wybierz opcję Edit>Presenters i przypisz prelegentów, wybierając odpowiednie pozycje z rozwijanej listy.

Po przypisaniu konkretnych prelegentów do prelekcji, w jej detalach pojawią się dla nich indywidualne linki, pozwalające im na dołączenie do sesji. Użyj ich, aby prelegenci po dołączeniu do wydarzenia, mieli uzupełnione profile.

Pobieranie raportu

Po zakończonej sesji wybierz moduł “Live Video Streaming” u góry ekranu. Po lewej stronie wybierz “Statystyki”, a następnie sesję, która Cię interesuje. Teraz wystarczy, że klikniesz “Pobierz”, a uzyskasz raport jej dotyczący.