Import użytkowników

Dodawanie użytkowników do modułu Application Users

Dowiedz się, jak poprawnie zaimportować uczestników wydarzenia, nadawać im bilety i zarządzać ich danymi w Meeting Application.

Uczestników swojego wydarzenia możesz dodać do zakładki ZARZĄDZAJ → UŻYTKOWNICY na dwa sposoby: pojedynczo (poprzez panel administratora) lub masowo (poprzez import pliku CSV). Poniższy artykuł opisuje, jak bezbłędnie przygotować plik z danymi i z powodzeniem wgrać go do systemu.

Więcej o użytkownikach w wydarzeniu dowiedz się Z TEGO ARTYKUŁU.

Przygotowując plik do importu pracuj na EXCL. Dopiero jak plik będzie kompletny, wyeksportuj go do formatu csv i zaimportuj w panelu administracyjnym.

Jak zapisać dane do importu?

Pracę nad bazą uczestników najlepiej prowadzić w arkuszu kalkulacyjnym (Excel, Google Sheets). Dopiero gdy plik będzie kompletny, wyeksportuj go do formatu .csv.

1. Przejdź do zakładki ZARZĄDZAJ → UŻYTKOWNICY (Manage -> Application Users).

2. Kliknij ikonę chmurki ze strzałką w górę (w prawym górnym rogu).

3. Pobierz gotowy szablon klikając przycisk Template.

4. Wypełnij pobrany plik swoimi danymi i zapisz go jako .csv (upewnij się, że plik jest zapisany w systemie kodowania Unicode UTF-8, aby uniknąć błędów z polskimi znakami).

Dane do importu powinny być zapisane w pliku o rozszerzeniu csv. Na eksport do tego rozszerzenia pozwala program Arkusze Kalkulacyjne dokumentów Google, który rekomendujemy do pracy z naszymi szablonami. Pracując na innych narzędziach upewnij się, że zapisujesz plik w poprawnym kodowaniu.

Jeśli wykonujesz ponowny import (np. chcesz zaktualizować dane lub dograć nową pulę osób), plik CSV musi zachować dokładnie tę samą strukturę. Oznacza to, że musi zawierać wszystkie niezbędne i widoczne w Twoim wydarzeniu kolumny, w takiej samej kolejności jak pierwotnie. Nowy plik do importu nie musi zawierać listy osób, które już są w Twoim wydarzeniu.

Wprowadzanie danych do importu użytkowników

Aby import przebiegł pomyślnie, w pliku muszą znaleźć się nagłówki wszystkich kolumn z szablonu, nawet jeśli części z nich nie wypełniasz. Błąd ortograficzny w nagłówku lub pominięcie kolumny skutkuje błędem importu.

Szablon pliku do importu powiedziesz z zakładki ZARZĄDZAJ → UŻYTKOWNICY:

Pola absolutnie wymagane:

• first_name (imię) Każda komórka w tych kolumnach musi zawierać minimum 3 znaki.

• last_name (nazwisko) Każda komórka w tych kolumnach musi zawierać minimum 3 znaki.

• email (adres e-mail) Każda komórka w tych kolumnach musi zawierać minimum 3 znaki.

Pola opcjonalne, dodawane do profilu użytkownika:

• position – stanowisko uczestnika. Informacja dodawana jest do profilu użytkownika dla osób bez aktywnego konta na platformie Meeting Application.

• company – nazwa firmy lub organizacji. Informacja dodawana jest do profilu użytkownika dla osób bez aktywnego konta na platformie Meeting Application.

• country – dwuliterowy kod kraju wg międzynarodowego standardu (np. PL dla Polski, US dla Stanów Zjednoczonych). Informacja dodawana jest do profilu użytkownika dla osób bez aktywnego konta na platformie Meeting Application.

• biography – krótki opis (bio) wyświetlany w profilu użytkownika. Informacja dodawana jest do profilu użytkownika dla osób bez aktywnego konta na platformie Meeting Application.

• phone_number – numer telefonu. Pamiętaj, aby wpisać go ciągiem, bez spacji oraz bez znaku "+” z przodu (np. dla polskiego numeru: 48999888777). Inaczej system może go nie wyświetlić. Informacja dodawana jest do profilu użytkownika dla osób bez aktywnego konta na platformie Meeting Application.

• image_url – link do kwadratowego zdjęcia profilowego. Upewnij się, że zdjęcie jest dostępne publicznie na dowolnym hostingu, a wklejony link kończy się rozszerzeniem pliku graficznego (np. .jpg lub .png). Informacja dodawana jest do profilu użytkownika dla osób bez aktywnego konta na platformie Meeting Application.

Zarządzanie dostępem i networkingiem:

• user_groups (Grupy Użytkowników) – wpisz tag określający grupę (umożliwia segmentację treści). Możesz dodać kilka grup oddzielając je przecinkiem (bez spacji).

  • Ważne: Jeśli w pliku dodasz nowe, nieistniejące wcześniej grupy, system doda je do puli grup już obecnych w panelu administratora w zakładce TWÓRZ → ZAWARTOŚĆ → BAZA TAGÓW.

• user_tags (Tagi Użytkownika) – tagi widoczne dla wszystkich uczestników w modułach Business Maching i Uczestnicy, ułatwiające networking. Zasada dodawania nowych tagów działa tu identycznie jak w przypadku user_groups. Dowiedz się więcej Z TEGO ARTYKUŁU.

• user_external_uuid – każdy użytkownik automatycznie otrzymuje z naszego systemu indywidualny kod QR. Jeśli chcesz nadać uczestnikom kody QR z własnej bazy, to w tej sekcji wstaw ich ID. Ta funkcja jest dostępna jedynie w aplikacjach dedykowanych. Jeśli chcesz z niej skorzystać, rekomendujemy kontakt z naszymi przedstawicielami w celu ustalenia szczegółów.

Uprawnienia i bilety:

• ticket_ids – jeśli chcesz nadać uczestnikowi bilet, uprzednio skonfigurowany w naszym systemie, możesz zrobić to tutaj przypisując ID danego biletu, dostępne w panelu; możliwe jest wpisanie kilku ID po przecinku. ID biletu znajdziesz przy każdym rodzaju biletu w zakładce TWÓRZ > DOSTĘP > BILETY. Dowiedz się więcej z TEGO ARTYKUŁU.

• exhibitor_moderator_ids – jeśli chcesz dodać któregoś ze swoich uczestników jako moderatora wystawcy, wpisz w tym polu true, a utworzy się pusty profil wystawcy do wypełnienia. Więcej o moderatorze wystawcy dowiesz się z artykułu Moderator Wystawcy.

Dane do faktury (invoice):

Jeśli przenosisz bazę uczestników z zewnętrznego systemu i chcesz zachować ich dane bilingowe, możesz wykorzystać poniższe kolumny (pozostaw je puste, jeśli nie gromadzisz tych danych z poziomu importu):

• want_invoice (np. true/false)

• invoice_company_name

• invoice_nip

• invoice_street

• invoice_street_no

• invoice_city

• invoice_state

• invoice_country

• invoice_post_code

Jeśli posiadasz już gotowy do importu plik w formacie csv, kliknij przycisk Wybierz plik i wgraj przygotowany wcześniej dokument. Następnie kliknij Import, a wszyscy użytkownicy zostaną wgrani do systemu:

Logika systemu: Własność konta a dane z importu

Jeśli dany adres email nie ma jeszcze konta w naszym systemie. Wrzucając plik do importu, inicjujesz otwarcie konta w imieniu użytkownika. Wszelkie wgrane przez Ciebie dane (imię, nazwisko, stanowisko, firma, itp.) zostaną zaproponowane jako element jego profilu.

Co dzieje się po aktywacji konta? W momencie, gdy użytkownik zaloguje się i aktywuje swoje konto, zyskuje pełne prawa i staje się pełnoprawnym właścicielem swojego profilu. Od tego momentu Ty, jako administrator wydarzenia, tracisz możliwość edycji informacji wyświetlanych w jego profilu (takich jak nazwisko czy stanowisko). Prawo do zarządzania swoimi danymi osobowymi przechodzi w pełni na uczestnika.

Jeśli użytkownik posiada konto w systemie Meeting Application, możesz przypisać jedynie informacje dedykowane dla Twojego wydarzenia, tj.: user grupa, etykieta uczestnika, bilet wstępu, moderator wystawcy.

Import pojedynczego użytkownika i nadanie biletu

Aby dodać pojedynczego użytkownika i nadać bilet, wejdź do zakładki ZARZĄDZAJ → UŻYTKOWNICY → ikona ludzika w prawym górnym rogu.

Wprowadź wymagane informacje:

• imię

• nazwisko

• adres email

a następnie w polu BILET, z rozwijanej listy wybierz wejściówkę, która ma zostać przypisana tej konkretnej osobie.

Po zaimportowaniu Użytkownika z biletem, na podany adres email zostanie wysłany: welcome mail (o ile masz zaznaczone: Automatyczne zaproszenie: TAK) oraz mail z biletem na wydarzenie.

W przypadku importu z pliku CSV (lub dodawania pojedynczego użytkownika z panelu), każdy adres mailowy może mieć przypisany tylko jeden bilet wstępu.

Dla porównania: jeśli uczestnik kupuje bilety samodzielnie przez Landing Page (koszyk zakupowy), jeden adres e-mail może zdobyć wiele wejściówek. Mechanizm importu pozwala jednak na przypisanie wyłącznie jednego biletu do jednego adresu e-mail.

Przyznanie biletu uczestnikowi, który jest już widoczny w zakładce ZARZĄDZAJ → UŻYTKOWNICY

Wejdź do zakładki BILETY, wybierz opcję Nadaj bilet, a następnie:

1. Wybierz Użytkownika, któremu ma zostać przyznany bilet

2. Wybierz bilet, który ma zostać nadany

3. Wybierz język

4. Uzupełnij dane drukowane na plakietce

Jeśli preferujesz obejrzeć instrukcję w formie video, poniżej znajduję się film, jak zaimportować użytkowników do twojego wydarzenia:

Udanego wydarzenia z Meeting Application!