Lista użytkowników wydarzenia to spis osób, które zdobyły bilet na wydarzenie lub zostały na nie zaproszone lub stały się legalnym leadem po zaakceptowaniu zgód wydarzenia. Dla każdego uczestnika zawiera minimalny zestaw danych wymagany do utworzenia profilu: imię, nazwisko i adres e-mail.
Uczestnik może samodzielnie rozbudować swój profil o dodatkowe informacje, m.in.: stanowisko, firmę, numer telefonu, opis/bio, linki do mediów społecznościowych, zdjęcie, a także dane do faktury. Dzięki temu, przy kolejnym logowaniu (np. gdy uczestnik kupuje bilet lub dokonuje kolejnych działań w systemie), może szybciej uzupełniać formularze, bazując na danych zapisanych w jego/jej profilu.
W zależności od konfiguracji wydarzenia lista może zawierać również dane dodatkowe — czyli wszystko to, co zbierzesz na etapie koszyka zakupowego poprzez 
Formularze Rejestracyjne (np. dieta, rozmiar koszulki, dodatkowe pytania organizatora).
Dlaczego warto zachęcać do uzupełniania profilu?
Im więcej sensownie wypełnionych profili, tym lepiej działa networking na wydarzeniu: łatwiej rozpoznać ludzi, skojarzyć ich z firmą/rolą i nawiązać kontakt na przykłąd po przejrzeniu listy w module Uczestnicy. W praktyce to po prostu podnosi jakość korzytsania z aplikacji i ułatwia życie zarówno gościom, jak i samemu organizatorowi.
Listę użytkowników możesz także filtrować według różnych kategorii, takich jak na przykład: grupa użytkownika, jego status czy data dołączenia do wydarzenia. Kliknij przycisk Filtry, aby wybrać interesujące cię warianty:
Jeśli jako organizator eventu i administrator danych osobowych, możesz samodzielnie dodać swoich uczestników do wydarzenia, korzystając z funkcji importu. Więcej na temat importu użytkowników dowiesz się z artykułu Import użytkowników.
Istnieje możliwość dodawania pojedynczych Użytkowników, np. w przypadku, gdy w dniu wydarzenia rejestracja jest już zamknięta, a któraś z osób przyjdzie spóźniona. W takiej sytuacji kliknij ikonkę człowieka, a następnie wypełnij informacje o dodawanej osobie, przyznając przy tym bilet wstępu:
W zakładce ZARZĄDZAJ → UŻYTKOWNICY możesz szybko sprawdzić, na jakim etapie dołączania do wydarzenia znajduje się dana osoba, czy aktywowała konto oraz z jakiego urządzenia logowała się do wydarzenia. Te informacje pomagają odróżnić osoby, które są tylko w bazie, od tych, które realnie korzystają z Landing Page lub Aplikacji mobilnej.
Status “Lead" - oznacza, że dany adres e-mail został legalnie pozyskany w ramach wydarzenia i znajduje się już w bazie użytkowników wydarzenia. Taka osoba może być objęta komunikacją związaną z wydarzeniem, zarówno wysyłaną z systemu, jak i poza nim.
Użytkownik staje się Leadem, gdy:
zaakceptował zgody wydarzenia podczas zakupu biletu lub rejestracji przez koszyk na stronie,
zaakceptował zgody podczas dołączania do wydarzenia na Landing Page lub w Aplikacji mobilnej,
został zaimportowany do systemu przez organizatora, który jako administrator danych odpowiada za to, że posiada podstawę do przetwarzania danych.
W praktyce oznacza to, że Leadem może być na przykład osoba, która:
kliknęła w baner „Bądź na bieżąco” na Landing Page i przekazała swoje dane w zgodny z konfiguracją wydarzenia sposób,
jako zalogowany użytkownik dołączyła do wydarzenia w Aplikacji mobilnej,
kupiła bilet lub ktoś kupił bilet dla tej osoby i w tym procesie zaakceptowano zgody wydarzenia.
Status “Uczestnik” – oznacza, że dana osoba nie tylko znajduje się w bazie wydarzenia, ale uzyskała już właściwy dostęp do udziału zgodnie z logiką skonfigurowanego wydarzenia.
Dla wydarzeń biletowanych. Status Uczestnik otrzymuje osoba, która skutecznie zdobyła bilet — płatny albo darmowy. W takim scenariuszu sam fakt bycia leadem jeszcze nie wystarcza, bo podstawą udziału w wydarzeniu jest dopiero wejściówki.
Dla wydarzeń niebiletowanych. Status Uczestnik oznacza osobę, która skutecznie dołączyła do wydarzenia w Aplikacji mobilnej lub na Landing Page i uzyskała dostęp do jego treści. W takim scenariuszu nie ma biletu jako warunku wejścia, więc o przejściu z leada do uczestnika decyduje samo wejście do wydarzenia zgodnie z wybraną metodą dostępu.
Więcej o ustawieniach dostępu dowiesz się z TEGO ARTYKUŁU.
Status “Opuścił” – osoba była na liście Użytkowników w wydarzeniu, ale na którym etapie kliknęła “opuść wydarzenie” w Aplikacji mobilnej, w module Event info. Taka osoba nie będzie otrzymywała powiadomień PUSH z aplikacji, ale nadal jest legalnym Leadem z uwagi na wcześniej wyrażone zgody wydarzeniowe i będzie widniała jako wiersz w eksportowanym pliku ze zgodami.
Status “Odrzucony” – dotyczy osób, które były już w wydarzeniu jako lead lub uczestnik, ale zostały usunięte przez Administratora systemu. Taki użytkownik nadal widnieje na liście z nowym statusem i jest liczony do opłaty za użytkownika, ponieważ system wykonał już dla niego pracę, m.in. w zakresie komunikacji i przetwarzania danych osobowych.
Dodatkowe statusy dla wydarzenia z dostępem white list
Status “Oczekujący” – oznacza, że dana osoba zgłosiła chęć udziału w wydarzeniu i czeka na decyzję Organizatora.
Status “Odrzucony (WL)” – oznacza osobę, której prośba o udział została odrzucona jeszcze przed dołączeniem do wydarzenia w Aplikacji mobilnej lub na Landing Page.
Kolumna PLATFORMA pokazuje, z jakiego urządzenia użytkownik logował się do wydarzenia:
desktop – logowanie w przeglądarce,
iOS – logowanie w aplikacji mobilnej na urządzeniu Apple,
Android – logowanie w aplikacji mobilnej na urządzeniu z Androidem.
To pole ma duże znaczenie supportowe. Dzięki niemu możesz szybko sprawdzić, czy użytkownik faktycznie logował się do wydarzenia i z jakiego urządzenia korzystał. Brak oznaczenia w tej kolumnie oznacza, że użytkownik nie dołączył jeszcze do wydarzenia będąc zalogowanym na wybranym urządzeniu.
Kolumna AKTYWOWANE informuje, czy użytkownik posiada już aktywne konto w systemie Meeting Application.
✓ – konto użytkownika jest aktywne.
X – konto nie zostało jeszcze aktywowane albo proces aktywacji nie został dokończony.
W kolumnie RSVP mogą pojawić się następujące znaczniki:
brak ikony – zaproszenie RSVP nie zostało wysłane na adres email użytkownika,
klepsydra – zaproszenie zostało wysłane, ale użytkownik nie udzielił jeszcze odpowiedzi,
zielony znacznik – użytkownik wyraził chęć udziału w wydarzeniu,
czerwony znacznik – użytkownik odmówił chęci udziału w wydarzeniu.
Dowiedz się więcej o działaniu funkcji RSVP z artykułu MAILE SYSTEMOWE.
W zakładce UŻYTKOWNICY możesz wyeksportować dane zebrane w ramach wydarzenia — w tym listę Użytkowników, faktury oraz zgromadzone zgody.
Aby wyeksportować pełen zestaw informacji:
Kliknij ikonę chmurki ze strzałką w dół (prawy górny róg tabeli).
W oknie Export wybierz, co chcesz pobrać:
ATTENDEES (lista Uczestników wydarzenia),
INVOICES (faktury),
CONSENTS (zgody).
Domyślnie ten eksport dotyczy całej bazy danych dostępnej w Twoim wydarzeniu.
W zakładce UŻYTKOWNICY pobierzesz in formacje o zgromadzonych zgodach wydarzeniowych. Dane użytkowników, którzy zaakceptowali zgody wydarzenia w jednym z poniższych scenariuszy dołączania/rejestracji:
podczas zakupu lub rejestracji przez koszyk (dla wydarzeń biletowanych) – akceptacja dokumentów i zgód jest elementem procesu,
podczas dołączania do wydarzenia na Landing Page lub w aplikacji mobilnej – użytkownik akceptuje wymagane zgody w toku uzyskiwania dostępu (np. przy logowaniu/dołączeniu),
podczas importu użytkowników przez organizatora – jeśli dodajesz osoby do systemu ręcznie (import/white list), to Ty — jako administrator danych osobowych — odpowiadasz za to, że masz podstawę do przetwarzania ich danych oraz że zgody/wymagane dokumenty zostały im przedstawione i zaakceptowane w sposób zgodny z przyjętym procesem organizatora.
Jeśli potrzebujesz eksportu tylko wycinka (np. jednej User Group albo konkretnego typu osób), najpierw przefiltruj listę(wyszukiwarka/filtry), zaznacz wybranych Użytkowników, a następnie skorzystaj z paska akcji na dole ekranu:
Na dole strony, klikając w wielokropek, dostępne są działania „hurtowe” — robisz je raz, a system ogarnia temat dla całej zaznaczonej grupy.
Masowe przypisanie do User Group - Pozwala dodać zaznaczonych Użytkowników do wybranej grupy użytkowników (np. Speaker / Exhibitor / Attendee / Workshop).
To kluczowe, bo grupy użytkowników sterują m.in. dostępami, widocznością treści i logiką komunikacji.
Wyślij zaproszenie (Send invitation): Wysyła mail zaproszeniowy do zaznaczonych Użytkowników.
Ważne: ten mail jest traktowany jako „oficjalne zaproszenie do wydarzenia”, dlatego w praktyce powinien być wysyłany tylko raz dla danego wydarzenia — żeby nie robić ludziom spamu i nie tworzyć chaosu w komunikacji.
Wyślij mail marketingowy (Send marketing emails) - Służy do wysyłki wiadomości informacyjno-promocyjnych do zaznaczonej grupy (np. przypomnienie o starcie wydarzenia, info o agendzie, zachęta do pobrania aplikacji, networking, sponsorzy itp.).
To nie jest „zaproszenie”, tylko komunikacja marketingowa/organizacyjna — możesz jej używać w ramach planu komunikacji wydarzenia, po wcześniejszym potwierdzeniu możliwości włączenia tego typu maili w Twoim wydarzeniu.
Pobierz paczkę imiennych QR kodów (Download QR code) - System generuje plik ZIP z indywidualnymi kodami QR przypisanymi do każdego zaznaczonego Użytkownika.
Praktyczne zastosowanie: jeśli drukujesz identyfikatory samodzielnie (np. przed eventem, w swojej drukarni), możesz wcześniej nadrukować QR na badge i ułatwić Uczestnikom wymianę wizytówek za pomocą aplikacji.
Dodanie moderatora wystawcy (Add exhibitors moderator) - Pozwala przypisać zaznaczoną osobę jako moderatora wystawcy — czyli użytkownika, który będzie zarządzał konkretnym wystawcą/profitem wystawcy (np. edycja danych stoiska, uzupełnianie treści, obsługa elementów przypisanych do wystawcy — zależnie od konfiguracji modułu). tam znajdziesz dodatkowe operacje dla zaznaczeń (w tym bardziej „precyzyjne” pobieranie danych, zip z imiennymi kodami QR). Dowiedz się więcej o funkcji Moderatora z TEGO ARTYKUŁU
Akceptacja dołączenia do wydarzenia - funkcja ma zastosowanie dla wydarzeń z dostępem “tylko z listy”, gdzie część osób poprosiła o możliwość dołączenia.
Kliknij w trzy kropki przy pojedynczym użytkowniku aby wykonać działania dotyczące tylko jednej osoby lub wyświetlić szczegóły z profilu użytkownika (imię, nazwisko, mail, imienny kod QR, co oferuje, dane do faktury, etc).
Aby lista uczestników byłą widoczna dla innych w aplikacji mobilnej, przejdź do zakładki TWÓRZ → KOMPONENTY i dodaj moduł Użytkownicy. Więcej o module Uczestnicy dowiesz się z TEGO ARTYKUŁU.
Jeśli chodzi o wydarzenia, w których ważna jest konfiguracja kalendarza uczestnika - zapewnienie, że wszyscy uczestnicy są odpowiednio przypisani do określonych grup i że ich harmonogramy są efektywnie zarządzane, może być wyzwaniem. Na szczęście organizatorzy wydarzeń mają dostępne narzędzia, które pomagają zarządzać programem każdego użytkownika.
Aby przypisać uczestników do konkretnej sesji w Agendzie, przejdź do modułu Agenda w sekcji Zarządzaj. Następnie wybierz wydarzenie agendy, którym chcesz zarządzać. Na dole ekranu zobaczysz listę użytkowników przypisanych do tej sesji (wszystkie te osoby zalogowały się i kliknęły plusik przy sesji w agendzie):
Aby dodać konkretną osobę do sesji agendy, kliknij Dodaj uczestników, a następnie wybierz użytkownika z listy. Po wybraniu użytkownika zapisz zmiany, a uczestnik ten zostanie przypisany do wskazanej sesji. Możesz również najpierw oznaczyć wielu uczestników konkretną grupą, a następnie wybrać import członków tej grupy do sesji. Miej na uwadze, że tego typu import nie zaciągnie do sesji tych osób, które dopiero później zdobędą wskazaną grupę.
Gdy użytkownik zostanie dodany do wydarzenia, może zalogować się na swoje konto na Landing Page'u oraz w Aplikacji i przejść do sekcji Agenda – Mój plan. W swoim kalendarzu zobaczy tam wydarzenie, do którego został przypisany. Dzięki temu uczestnicy nie muszą samodzielnie sprawdzać sesji, na które obowiązuje ich bilet i zamiast tego mogą polegać na organizatorze wydarzenia, który zarządza ich harmonogramem:
To narzędzie zdecydowanie ułatwia organizatorom wydarzeń zarządzanie harmonogramami wszystkich uczestników i zapewnia, że każdy jest przypisany do odpowiednich grup i sesji podczas twojego wydarzenia.
Udanego wydarzenia z Meeting Application!
